别让 AI 直接改你文件：这 3 个案例告诉你该怎么用

摘要本文分享用 AI 批量整理本地文件的 3 个真实案例700 多篇笔记归档、Agent 知识库目录生成与更新、软著材料对账改名全部附提示词原文并总结先备份、先预览、规则具体化的实操经验可直接参考复用。文章目录一、整理文件最贵的成本是耐心二、案例一700 多篇笔记Hermes 分成 42 个文件夹三、案例二给 Agent 知识库做一张活目录四、案例三软著对账加批量改名先确认再动手五、3 条建议抄作业就行以前整理文件都是自己一个一个上手操作的后来也找到了一些批命名、批量创建文件夹的工具但也少不了自己动手。现在 AI 这么强肯定得用上 AI 了。关于 AI 整理文件夹这事我用 3 个案例给大家分享一下。三个案例都是平时遇到的具体事情700 多篇笔记归档、知识库建总目录、软著材料对账。提示词原文我都贴出来了给大家提供一个思路需要的可以参考。一、整理文件最贵的成本是耐心说实话整理文件没什么技术含量就是三步扫一眼、定规则、动手挪。虽说这任务简单但其实很难做出一个能重复使用的Skill因为每次的需求都不一样所以我每次用都是针对任务单独编写规则。假如你有 700 多篇笔记挨个建文件夹谁干谁怀疑人生。AI 干这个正好对口不嫌烦、不喊累规则说清楚它能一口气搬到天亮。二、案例一700 多篇笔记Hermes 分成 42 个文件夹我以前一直用的笔记本是群晖自带的Note Station后面觉得思源笔记好用就想办法转到了思源笔记再后来 AI 很强大家都用Obsidian我看了很多案例找到了适合自己的使用方法。接下来就是笔记大迁移。有迁移笔记需求的可以参考我之前的文章《群晖NoteStation笔记批量迁移到思源笔记5步搞定全部搞定》《群晖 NoteStation 转 Obsidian 保姆级教程批量迁移笔记一个不落》我本地攒了 700 多篇散乱笔记类型杂图片引用更乱。我用的是Hermes指令是这么下的任务整理笔记数据说明assets图片和附件目录。 其他同级目录为笔记文件夹存放了同种类笔记。任务要求1、遍历每个笔记文件夹中的所有笔记在笔记所在目录按笔记名称建立一个文件夹并且将当前笔记迁移到同名文件夹中。2、每个笔记里面都可能有图片将引用的图片拷贝到笔记所在目录的 assets 目录如果assets目录不存在则新建一个。一轮跑完AI 把同类笔记归拢到一起分成了 42 个文件夹。比我预想的还整齐每个笔记都分到了具体的类别里面图片也归到了各自的 assets 目录。图Hermes整理笔记任务对话后来我翻笔记又发现一个问题有些笔记插的是互联网图片链接哪天挂了图就没了。我又补了一条指令检查一下有没有笔记用的是在线图片如果有则将图片下载到笔记同级 assets 目录中并且将笔记里的图片引用地址改成本地。Hermes 把在线图片挨个下载、挨个替换引用笔记从此断网也能看。图在线图片下载与引用替换结果这里有个坑要提醒在线图片不是百分百下载成功。失效的链接它会列出来这部分还得自己兜底。三、案例二给 Agent 知识库做一张活目录第二个任务是知识库。我本地搭了一个 Agent 知识库里面存了一批文档一直缺个总目录。为什么要目录两个用途同步给同事看掌握库里都收了哪些文档也方便后续往里加东西时不乱。我让 WorkBuddy 扫描项目目录输出一张 Excel 图谱。第一版不合心意我连着调了几轮任务知识库梳理。完成项目目录扫描将目录名称和文档名称进行记录形成一张 excel 表格第一列目录名称第二列目录下所有文档名称每个文档占一行。任务excel 格式调整。第一列一级目录名称第二列二级目录名称如没有二级目录则填充-第三列文档标题所有列左对齐。图知识库目录生成对话几轮下来图谱长成了我要的样子一级目录、二级目录、文档标题三列排开所有列左对齐。图知识库图谱表格调整更有用的在后头。我手动改了表格新加了文件目录结构也调过。按老思路这图谱得重做一遍。我只说了一句我修改了 excel然后增加了新的文件你帮我更新一下知识库谱图。AI 照着新结构重新扫了一遍表格又对上了。这张表是活的像一本会自动更新的图书馆目录卡。图知识库图谱更新结果四、案例三软著对账加批量改名先确认再动手第三个任务最琐碎软著材料梳理。我手头有一份软著清单还有一批上次写的软著资料。文件夹和文件名跟清单八成对不上。我要理清楚两件事上次写了哪些这次还得写哪些。整个活分两步走。第一步对账我先教 WorkBuddy 怎么比用原始数据到对比数据里面进行对比然后告诉我差异情况。原始数据的软著名称是系统名称版本号格式与对比数据的系统名称比对。不能 100% 匹配的使用模糊匹配低于 60% 相似度的放弃并记录。你不要修改文件匹配完成后将成功和失败的通过表格给我看让我确认。注意最后一句先出结果给我看确认之后再动文件。AI 老老实实交了两张表匹配成功一张匹配失败一张。图软著匹配结果确认第二步是规范命名我把规则一条条喂给它文件夹命名格式系统名称版本号负责人如xxxxxxxxx系统V1.0姓名“。文件夹中如果有”.pdf则删除。如果缺少软著软件著作权申请表则从模板文件夹复制一份并改名补上。这一轮跑下来一个软著一个目录命名全部统一缺的申请表也补齐了。图软著材料命名规范结果像不像财务对完账再按统一格式贴标签装箱AI 一下子就干完人工得磨好久。五、3 条建议抄作业就行跑完这三个案例我的经验就几句话。先备份再动手。批量改名、批量删除这类操作源文件一定要留底。然后让 AI 先出结果预览。软著案例里先确认再改文件这条强烈建议你原样抄走。还有一条容易忽略规则写到具体。像命名格式系统名称版本号负责人这种带样例的描述AI 一次就能做对。说含糊了它就自由发挥。说白了AI 整理文件夹省的是体力不是判断。方向盘还得你自己握。你电脑里最乱的文件夹是哪个评论区聊聊看看有没有同道中人。觉得有用的话点个关注下期聊聊我拿 AI 干的其他脏活累活。版权声明本文为博主「半甜柠檬」原创文章遵循 CC 4.0 BY-SA 版权协议转载请附上原文声明及本声明链接。